Задачи и функции отдела делопроизводства и материально-технического обеспечения

 Задачи


  • обеспечение ведения электронного документооборота и делопроизводства

  • осуществление работы по ведению архивного делопроизводства в Главном статистическом управлении Гродненской области (далее - Главное управление), обеспечение сохранности архивных документов

  • обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции

  • хозяйственное обслуживание и материально-техническое обеспечение Главного управления

  • обеспечение функционирования хозяйственной деятельности Главного управления

  • контроль за содержанием и содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений Главного управления, прилегающей территории

  • участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях Главного управления в соответствии с требованиями современного дизайна

  • организация и обеспечение выполнения работ по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению зданий Главного управления и т.п.

  • организация жесткого контроля за рациональным использованием топливно-энергетических и материальных ресурсов Главного управления

  • осуществление в отделе контроля за выполнением требований по охране труда и пожарной безопасности

  • обеспечение правил и порядка хранения и движения товарно- материальных ценностей и норм их расхода в соответствии с нормативными и методическими материалами по вопросам организации складского хозяйства

Функции

  • обеспечение ведения электронного документооборота и делопроизводства

  • осуществление работы по ведению архивного делопроизводства в Главном управлении, обеспечение сохранности архивных документов

  • оформление, учет и рассылка исходящих распорядительных документов, информации, форм статистической отчетности

  • получение, сортировка и передача поступающей корреспонденции структурным подразделениям Главного управления и секретарю руководителя

  • экспедирование документов в Облисполком и другие органы государственного управления

  • выполнение копировально-множительных работ, обеспечение контроля за использованием бумаги и других расходных материалов

  • материально-техническое обеспечение Главного управления

  • обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащее содержание в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены подразделения Главного управления

  • организация проведения текущих и капитальных ремонтов зданий, подготовка дефектных актов на ремонтные работы

  • организация контроля технического обслуживания электрического, сантехнического и теплового оборудования, инженерных сетей и коммуникаций, поверка счетчиков учета тепловой и электрической энергии, проведение электрофизических измерений кабельных сетей и контуров заземления

  • организация эксплуатации автомобильного транспорта, проведение технических осмотров автомобилей, проведение ремонтных работ и осуществление контроля по расходованию горюче-смазочных материалов

  • ведение складского хозяйства, осуществление получения и выдачи материальных ценностей для работников Главного управления, их учет и распределение

  • осуществление контроля за эксплуатацией систем пожаротушения, охранной сигнализации, средств связи

  • участие в подготовке проектов договоров по эксплуатации зданий и сдаче в аренду помещений

  • обеспечение подразделений Главного управления бланками строгой отчетности, мебелью, хозяйственным инвентарем, канцелярскими товарами и расходными материалами

  • осуществление подготовки расчета по коммунальным и иным услугам при заключении соответствующих договоров совместно с отделом финансов

  • принятие участия в разработке проекта бюджета и годового плана Государственных закупок

  •  обеспечение выполнения мероприятий по подготовке зданий к работе в осенне-зимний период

  •  осуществление списания материальных ценностей

  • осуществление контроля за использованием ТЭР в пределах установленных лимитов

  • осуществление учета коммунальных отходов производства в Главном управлении, составление и предоставление в установленные сроки документации (положений, инструкций, норм и др.) по коммунальным отходам и статистической отчетности по обращению с отходами производства

  • осуществление контроля и учета за использованием предоставленного Главному управлению в оперативное управление имущества

  • организация жесткого контроля за рациональным использованием топливно-энергетических и материальных ресурсов Главного управления

  •  

230009, Гродно, ул. Врублевского, 3
Эл. почта: grodno@belstat.gov.by
Белстат в Facebook